lunes, 7 de junio de 2010
domingo, 6 de junio de 2010
Adopción del e-commerce por las PYMEs
Estudiantes Escuela de Ingeniería Comercial, Facultad de Ciencias Economicas y Administrativas, Universidad Austral de Chile, Chile.
Resumen.
Propósito – El propósito de este trabajo es explorar y analizar el desarrollo del e-commerce (comercio electrónico) en las PYMEs (pequeñas y medianas empresas) y describir la importancia que poseen para las economías en desarrollo ya que generan empleo e incitan el desarrollo económico.
Diseño / metodología – El trabajo presenta análisis y conclusiones de la revisión de una serie de papers.
Conclusiones - Para muchas PYMEs, el desarrollo, introducción y utilización del e-commerce representa un gran reto, por conflictos acerca de si el retorno esperado justificará la inversión o de si su producto será el adecuado para ser ofrecido por Internet.
Valor – Este estudio explora el impacto del e-commerce en las PYMEs, es decir, como influye y los cambios que genera.
Palabras clave – Comercio Electrónico, Pequeñas y medianas empresas, TICs.
Tipo de Paper – Paper Review.
Abstract
Purpose - The purpose of this paper is to explore and analyze the development of e-commerce in the SMEs (small and medium enterprises) and describe the importance they hold for developing economies and to generate employment and encourage economic development.
Design / methodology - This paper introduces the analysis and conclusions of the papers review.
Findings - For many SMEs, the development, introduction and use of e-commerce represents a major challenge, due to conflicts over whether the expected return will justify the investment or if your product will be suitable to be offered over the Internet.
Value - This study explores the impact of e-commerce in SMEs, therefore, how this influences and changes it generates.
Keywords - Electronic Commerce, Small and Medium Business, ICT.
Paper Type - Paper Review.
Introducción
En las últimas dos décadas el uso de la Internet se ha masificado de manera avasalladora y con ello todas las tecnologías de información y comunicación (TIC). Esto ha provocado una mejora en el desarrollo y ejecución de los procesos de las empresas utilizando las TICs como una herramienta esencial para la eficiencia y la eficacia. Una de las herramientas más importantes en la actualidad es el e-commerce (comercio electrónico), el cual consiste en la compra y venta de bienes o servicios a través de Internet, usando como forma de pago medios electrónicos, tales como las tarjetas de crédito. Estas pueden ser llevadas a cabo ya sea como B2B, B2C y C2C. El comercio electrónico ha provocado la creación de diferentes procesos o herramientas tales como el e-marketing, la administración de la cadena de suministro, el CRM, ERPs especializados, procesamiento de transacciones en línea, etc.
Hoy en día las PYMES son muy importantes para la producción de bienes y servicios, y la generación de empleo, además estas abarcan la mayor parte del mercado. Un problema que ha tenido que conllevar las PYMES en relación a las grandes empresas, es la competencia, por lo cual las PYMES han tenido que innovar e integrar las nuevas tecnologías como lo es el e-commerce, la cual es una alternativa de reducción de costos, aumento de ventas, eficiencia en las relaciones con los clientes y proveedores, entre otras ventajas. Sin embargo, también existen desventajas dependiendo del entorno o del tipo de empresa y además existen una serie de barreras para la adopción del e-commerce. Dentro de esta revisión se desarrollará y analizará lo anteriormente planteado según diferentes autores, con el fin de tener un pensamiento más crítico, esto respaldado con estudios de aplicación del e-commerce en países desarrollados y también un caso en Chile.
El e-commerce en la estrategia corporativa de la empresa.
La implementación de tecnologías de información y comunicación, como el e-commerce en una empresa no es fácil, ya que esto conlleva a una reestructuración de la estrategia corporativa de la empresa, de manera que la implementación este a la par con la interdependencia existente entre los componentes internos de la empresa, la competencia y el análisis del mercado.
Hoy en día, las empresas deben posicionarse dentro de las mentes de los consumidores como empresas eficientes y la implementación de TICs permite la mejora de la calidad, control sobre costos e innovación de los productos, procesos, estrategias y funciones; donde este último punto influye en la adaptación del e-commerce que supone la “información perfecta” en las PYMEs. Todo esto con el fin de establecer o mantener una ventaja competitiva, y la vez crear valor, manteniéndose la fidelidad y desarrollar relaciones a largo plazo con los consumidores, trabajadores, accionistas y la sociedad. (Aisbett y Pires, 2003).
Es primordial, al momento de la adopción de tecnologías asociadas con innovación, el manejo de dos factores: el crecimiento del negocio y el valor percibido de la Internet, estos factores han demostrado que los propietarios con visión de futuro, creen que las inversiones en Internet tienen más beneficios que sus valores percibidos y que pueden cambiar sus negocios de manera significativa a través del uso del Internet. Además, las actitudes de los propietarios de PYMEs en crecimiento, tienen un impacto sobre la asignación y optimización de sus recursos en sus negocios, incluida la inversión en Internet (IT de inversión). Las interacciones de los dos factores claves identifican cuatro grupos o segmentos de PYMEs:
• Crear relaciones de información conjunta entre la empresa, trabajadores, proveedores, clientes e Internet, para sacar ventaja del uso de Internet.
• Ver las oportunidades de negocios, el valor en la mejora de la eficiencia y la mejora de comunicación con el cliente y la investigación, a pesar de que no buscan el crecimiento.
• Empresas, organismo y/o instituciones de apoyo para las empresas que tratan de crecer, incluso si actualmente vemos poco futuro para sus empresas con el uso del internet.
• Las empresas en desarrollo de negocios perciben el Internet, como la clave para su desarrollo, y posicionarse para aprovechar el comercio electrónico.
Los factores claves en la determinación de la adopción de las estrategias, son el reconocimiento por parte de los propietarios del valor del negocio de la Internet y de sus actitudes frente al crecimiento de la empresa. Por otra parte, indican que estas empresas que ven alto el valor que toma un negocio que se desarrolla apoyándose en los recursos de la Internet durante su crecimiento previsto (desarrollo de negocios), se ven posicionados para tomar ventaja del comercio electrónico debido a que sus estrategias de TI se ven evolucionadas de forma paralela con sus estrategias empresariales. Por lo tanto, una estrategia integrada podría permitir a una empresa una proporción de un valor único a sus clientes en un desempeño eficiente. (Hinson et al., 2008)
Las estrategias de adopción del e-commerce deben desarrollarse, también con organización, tener la capacidad de cambiar (innovar) y los modelos de negocio deben ser construidos bajo la plena consideración de los aspectos y oportunidades que se presentan, además de ser coherentes y consistentes con la misión, visión, objetivos y propuesta de valor de la empresa.
Importancia y dificultades del proceso de adaptación de las PYMEs al e-commerce.
Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) tienen un papel importante que desempeñar en las economías en desarrollo, no sólo en el desarrollo económico, sino también en el alivio de la pobreza y la creación de empleo. El sector se enfrenta a una serie de limitaciones sobre todo en el acceso a las finanzas, mercados, capacitación y tecnología. (Chiware et al., 2008)
Es importante para el desempeño de las pequeñas y medianas empresas el acceso a tecnología, para llevar a cabo de una manera más eficiente sus procesos, tecnología referida no sólo a hardware, si no que software y la utilización de herramientas de comunicación y distribución de la información como lo es el Internet hoy en día.
El acceso a los servicios de información comercial ha sido identificado como un área que necesita atención de los gobiernos y los proveedores de servicios a las empresas, ya que el fin de las PYMEs en los países en desarrollo es lograr niveles sostenibles de crecimiento y desarrollo. Muchas empresas en continentes con un alto grado de subdesarrollo como África, operan en un entorno de información pobre debido a la falta de servicios adecuados y la información tecnológica con escasa infraestructura. (Chiware et al., 2008)
Durante más de una década, las empresas en países con infraestructuras adecuadas han sido capaces de explotar las nuevas tecnologías de Internet para fines comerciales.
El proceso de difusión ha sido muy rápido. Sin embargo, en lo que respecta a la adopción del comercio electrónico, varios estudios han demostrado que el tamaño de la empresa es un factor importante, un impulso en el que las pequeñas empresas van más lento que las grandes empresas en su intención y decisión de adoptar este tipo de sistema de negocio, esta es una preocupación, ya que las pequeñas empresas son contribuyentes importantes para el crecimiento económico y el empleo.
Mucha de la literatura predominante en el desarrollo de pequeñas empresas de comercio electrónico se basa en los primeros estudios realizados sobre y adopción de las TIC en el ámbito de la gestión de los sistemas de información.
Para lograr una amplia difusión mundial, la explotación extensiva del e-commerce debe evolucionar dentro de esta categoría de las pequeñas y medianas empresas. Sólo entonces el desarrollo del comercio electrónico comienza a tener una gran influencia económica. Por lo tanto, las pequeñas empresas de comercio electrónico han estimulado una gran cantidad de académicos y de interés profesional. Teniendo en cuenta la promesa de que el desarrollo del comercio electrónico (e-commerce) es válida para el administrador de la pequeña empresa, y aunque mucho se ha escrito sobre el comercio electrónico y e-business en los últimos años, hay todavía queda mucho por hacer (Matlay, 2004). (Hultman et al., 2008)
Varios estudios han establecido que hay una serie de obstáculos que encuentran las PYMEs en el uso de las TIC, especialmente Internet para acceder a los servicios de información empresarial. Hay varios factores que siguen frenando el pleno desarrollo del comercio electrónico en diferentes países. El estudio también ha establecido que el número de empresas u organizaciones de desarrollo que prestan servicios de tecnológicos a las PYMEs es pequeño. También se estableció que los prestadores de servicios consideran que el bajo nivel de percepción de las TIC entre las PYMEs, el costo de la inversión, la importación y los costos de mantenimiento contribuyen a su bajo uso. (Chiware et al., 2008).
“Las barreras para la adopción también se han investigado en varios estudios. Para una excelente revisión del comercio electrónico las barreras de adopción, se sugiere el resumen esbozado por MacGregor y Vrazalic (2005). Por ejemplo, en su estudio sobre la adopción de Internet entre las pequeñas empresas en los Países Bajos, Walczush et al. (2000) encontraron que las barreras más importantes para la adopción fueron dudas sobre el rendimiento potencial de la inversión y la percepción de que las empresas participantes no encuentran su producto apropiado para el comercio electrónico. Varios estudios han explorado el hecho de que muchos gerentes de empresas pequeñas parecen carecer de conocimiento sobre los beneficios potenciales del comercio electrónico y que esta falta de conocimiento les impide que se trate. Con el fin de hacer frente a las dudas generales sobre la rentabilidad potencial en el comercio electrónico y las inversiones con esta falta de conocimiento, varios estudios han sugerido que los gerentes de pequeñas empresas, pragmática y económica prudente en lo que son, tienden a adoptar el comercio electrónico en las pequeñas medidas. (Hultman et al., 2008)
La tecnología debe ser uno de los varios enfoques al problema de acceso a la información. Muchas de las dificultades relacionadas con el nivel global de acceso a la información de empresa, afectan cuestiones como la cobertura y calidad de información empresarial, creación de redes y coordinación de servicios entre los proveedores de servicios empresariales, la promoción de los servicios de información comercial, capacitación inadecuada en el uso de los servicios de información comercial por PYMEs y la falta de capacidad de recursos humanos en las actividades de difusión de la información y muchos otros. (Chiware et al., 2008)
Ventajas y desventajas del e-commerce.
Guilherme D. Piresa y Janet Aisbett realizaron una revisión de una muestra representativa de 21 papers de negocios, donde encontraron más de 50 ventajas y 40 desventajas que podrían tener las empresas para la adopción del comercio electrónico en operaciones de B2B. Clasificaron estas en tres tablas en lo que concierne a los Factores Internos, Factores de Mercado y Factores Competitivos.
Resumiendo los Factores Internos entre las principales ventajas se tienen: el aumento de los beneficios por una reducción de los costos, el aumento de los ingresos y las ventas, lo que a su vez puede generar economías de escala. Se reduce el inventario. Reducción del capital inicial y de las cargas una vez adaptado el modelo. La aceleración de las transacciones, por la automatización del abastecimiento. Mayor flexibilidad en la organización, mejoramiento de procesos internos y capacidad de respuesta.
La localización de la compañía dependiendo del negocio podría ser irrelevante. Se facilita la capacidad de una empresa para ampliar su mercado y acceder a comunidades virtuales. Mejora la información del servicio lo que mejora la comunicación y el servicio al cliente. Aumenta la eficiencia de la cadena de suministro.
Entre las principales desventajas están: Existen nuevos costos para mantener el ritmo de evolución de las TICS y el manejo de nuevos procesos. Se requieren habilidades específicas para su adopción (know-how), lo que a su vez provoca que las PYMEs tengan que realizar más acciones para generar el conocimiento necesario. El riesgo y la fiabilidad son menores. Resistencia al pago de los servicios a través de la web. Dificultad para integrar nuevos software ERP para la gestión comercial. Aumenta el riesgo de tratar con clientes desconocidos. Las grandes empresas pueden unirse para bajar los precios de sus proveedores. Creación de barreras de entrada por exclusividad y creación de comunidades de clientes.
Aunque también existen argumentos contradictorios en cuanto a las ventajas y desventajas presentadas en la literatura investigada por las diferencias de las empresas y sus entornos, por lo que se considera que la adopción del comercio electrónico debe ser evaluada en el propio entorno en el que la empresa va a aplicar (Aisbett et al., 2002).
El valor de Internet para el comercio electrónico en el negocio no está en la tecnología, sino en cómo puede ser utilizado como una herramienta para mejorar los procesos de negocio alrededor de toda la cadena de valor. El uso de Internet en estos procesos puede añadir valor a las pequeñas empresas. Entre los principales aspectos se encuentran: Facilidad de uso; integración entre la organización y la cadena de suministro; la construcción de relaciones a través de la interacción con los clientes y con los socios comerciales (Caskey et al.,2007).
Los autores antes citados clasificaron los beneficios en directos e indirectos y a largo y corto plazo. Entre los cuales están:
Corto plazo
Beneficios Directos: Ahorro en gastos de comunicación y generar ingresos a corto plazo.
Beneficios Indirectos: Oportunidades de negocios potenciales y publicidad y Marketing.
Largo plazo
Beneficios Directos:Retorno seguro de los consumidores y asociación de negocios a largo plazo.
Beneficios Indirectos: Transformaciones de negocios en curso e iniciativas de nuevos negocios.
(Caskey et al., 2007)
Análisis del e-commerce a nivel mundial.
Como es de esperarse las empresas de países desarrollados que cuentan con una mejor infraestructura tanto física como informática han tenido mucho menos problemas para desarrollar el e-commerce, así como cualquier otra tecnología de la información de mejor manera que en países en vías de desarrollo. En el caso de países escandinavos, como por ejemplo Suecia y Dinamarca las empresas en general presentan una alta adopción de tecnologías de la información. En un estudio realizado por la OCDE (OCDE 2005) a empresas de estos países; un 92% declaró ocupar correo electrónico y un 91% dijo tener un sitio web para el desenvolvimiento de su negocio. Por otro lado un estudio (Caldeira y Ward 2003) demuestra que el hecho de poseer una tecnología es diferente al hecho de usarla y sacarle provecho. En total, el 66 % de las empresas del estudio notificaron q usaban Internet para buscar nuevas clientes y el 75% reportó haber usado el Internet para buscar nuevos proveedores. Sin embargo en el caso de tecnologías más avanzadas como es el caso de e-commerce, van Beveren and Thomson (2002) afirma que el tamaño de la empresa es directamente proporcional al nivel de uso de ésta tecnología, lo cual indica que la penetración del e-commerce es menor en las MIPYMES que en las grandes compañías. Teniendo en cuenta que a nivel europeo cerca 90% de las empresas son consideradas PYMEs, el nivel de uso de ésta tecnología está sobreestimado de la realidad, existiendo aún una brecha que puede fácilmente ser superada ya que existe una base de infraestructura y tecnología lo suficientemente sólidas para soportar un mayor uso de las tecnologías disponibles.
En el caso de Suecia la adopción del e-commerce en las PYMEs ha sido creciente, alcanzando su peak alrededor del año 2000, cuando el estallido de la conocida “burbuja punto com” hizo decaer fuertemente las expectativas y la confianza del los administradores en el potencial de las tecnologías de la información y en general de desarrollar su negocio a través de internet. (Hultman et al., 2008)
Gráfica 1: porcentaje de empresas que iniciaron negocio a través de Internet
Fuente: Hultman et al, 2008
Otro punto importante a tener en cuenta es que no existe una correlación entre la ubicación geográfica de la empresa y el desarrollo de del e-commerce, en cambio por el lado de los clientes q recurrieron a hacer compras a través de Internet hay una clara relación con la ubicación siendo los clientes de las grandes zonas urbanas los que realizaron una mayor cantidad de de compras (Hultman et al., 2008).
A pesar de los costos que conllevan, más del 65% de las PYMEs incluidas en el estudio de Lars et al; pagaron a un proveedor profesional que mantuviera su sistema de comercio electrónico, un 20% lo administra por sus propios medios, y un 15% recurrió a externos no profesionales, lo cual demuestra que a pesar de todo, las empresas tienen una alta valoración del e-commerce y prefieren pagar los costos adicionales que lleva la implementación de éstos que sufrir pérdidas por la mala administración. Así como con el uso de las TIC el tamaño de la empresa también tiene relación con la cantidad de dinero dispuesto a pagar por el soporte de una base de comercio electrónico, siendo las empresas más grandes las que contrataron servicios profesionales y las más pequeñas las que decidieron administrarlo por su cuenta.
De los datos extraídos y analizados anteriormente, podemos concluir que en países desarrollados como los países escandinavos, el uso y valoración del comercio electrónico está bastante extendido en el mundo empresarial sin embargo algunas pequeñas empresas no cuenta aún con ésta herramienta, debido principalmente a decisión propia, ya que existe una base tecnológica grande para desarrollarlo, sin embargo la tendencia es a favor de acercar el e-commerce a las PYMEs debido a su nivel de protagonismo en la economía y en su capacidad de generar empleo, debido a esto es posible encontrar muchos estudios de seguimiento e implementación del e-commerce en países de cuentan con economías modernas y desarrolladas, lo que es un muy buen indicador respecto a la valoración que se tiene de ésta tecnología y su impacto en la economía del futuro.
Análisis de las PYMEs chilenas.
En términos generales la contribución de las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) es extremadamente importante para la economía y el rápido crecimiento de los países en vías de desarrollo. En Chile puntualmente, el 80% de la economía es dominada por las PYMEs y generan un 49% del empleo (Altabello et al., 2007), pareciera ser que el aporte de las PYMEs al desarrollo económico de los países en vías de desarrollo es óptimo, sin embargo, esto no es tan así. Uno de los grandes criterios que diferencia a las pequeñas de las grandes compañías es la forma en que adoptan las tecnologías de la información (TI), por alguna razón las PYMEs son reacias a estar a la vanguardia de la tecnología, lo cual no solo se basa en suposiciones, sino que existen cifras que lo avalan: 85% de la población mundial se concentra en los países en vías de desarrollo, pero solo generan un 20% del producto interno Bruto Mundial (Altabello et al., 2007), pareciera ser que hay algo que traba una mejor explotación de los recursos disponible.
Respecto del e-commerce
A pesar de las enormes ventajas del comercio electrónico y contrariamente a lo que el potencial económico chileno pudiere indicar (reconocido como el mejor país para hacer negocios en América Latina y el Caribe según el Foro Económico Mundial 2006), en general, en las PYMEs chilenas esto ha tenido poco desarrollo, de hecho solo un 40% de las pequeñas empresas usan internet para vender productos o servicios (Altabello et al., 2007). Las principales barreras en las PYMEs parecen ser a grandes rasgos la falta de conocimiento, habilidad y soporte. En términos más teóricos se traducen en: Barreras técnicas como la carencia de infraestructura adecuada; Problemas organizacionales, como la resistencia al cambio; Limitaciones económicas, como el costo de implementar el comercio electrónico; Problemas políticos como el acceso limitado a internet en algunos países; Barreras culturales como la resistencia a comprar por Internet; y Problemas legales como la no aceptación de la firma electrónica (Chapell et al., 2002).
Otro punto importante para analizar la poca contribución de las PYMEs chilenas es el de los consumidores, que por su parte poco ha contribuido a la decisión final de los gerente y dueños de las PYMEs, en concreto solo un 17% de los usuarios chilenos de internet compran productos o servicios a través de esta vía, con un promedio de cuatro adquisiciones por año. A simple vista esto es un poco extraño, ya que en general los chilenos tienden adoptar lo que se está haciendo en otros países, pero probablemente el que no haya pasado lo mismo con el comercio se deba a la alto nivel de aversión al riesgo (Altabello et al., 2007).
Conclusión
Vistas las ventajas del e-commerce, se podría pensar que al momento de adoptarlo, la respuesta de un directivo sería siempre positiva, no obstante, lo anterior implica una planificación y ejecución estratégica. Las estrategias de adopción del e-commerce deben desarrollarse, tener la capacidad de cambiar (innovar) y los modelos de negocio deben ser construidos bajo la plena consideración de los aspectos y oportunidades que se presentan, además de ser coherentes y consistentes con la misión, visión, objetivos y propuesta de valor de la empresa.
Es importante para el desempeño de las pequeñas y medianas empresas el acceso a tecnología, para llevar a cabo de una manera más eficiente sus procesos, tecnología referida no sólo a hardware, si no que software y la utilización de herramientas de comunicación y distribución de la información como lo es el Internet hoy en día.
El proceso de difusión del Internet ha sido muy rápido. Sin embargo, en lo que respecta a la adopción del e-commerce, un factor importante es el tamaño de la empresa, en este proceso las pequeñas empresas van más lento en su intención y decisión de adoptar este tipo de sistema de negocio, esta es una preocupación, ya que las pequeñas empresas son contribuyentes importantes para el crecimiento económico y el empleo.
El e-commerce tiene sus ventajas y desventajas, siendo las ventajas más importantes las disminuciones de los costos y el aumento de los beneficios, aunque también existen nuevos costos, especialmente el costo de adquirir las habilidades necesarias en las PYMES las cuales cuentan con menos conocimientos que las grandes empresas. Sin embargo las ventajas y desventajas se ven determinadas según el tipo de empresa y el entorno en que se ubique la empresa. Hoy en día se puede decir que las ventajas dadas por el comercio electrónico son muy importantes para las PYMES para lograr una mayor competitividad en este entorno tan cambiante y con cada vez más competidores.
En países desarrollados como los países escandinavos, el uso y valoración del comercio electrónico está bastante extendido en el mundo empresarial sin embargo algunas pequeñas empresas no cuenta aún con ésta herramienta, debido principalmente a decisión propia, ya que existe una base tecnológica grande para desarrollarlo, sin embargo la tendencia es a favor de acercar el e-commerce a las PYMEs debido a su nivel de protagonismo en la economía y en su capacidad de generar empleo, debido a esto es posible encontrar muchos estudios de seguimiento e implementación del e-commerce en países de cuentan con economías modernas y desarrolladas, lo que es un muy buen indicador respecto a la valoración que se tiene de ésta tecnología y su impacto en la economía del futuro.
Eficiencia en los Sistemas de Información.
En este mundo globalizado, donde cada vez se depende más de las redes comunicacionales, los sistemas de información pasan a tener un papel fundamental dentro de la empresa, como es la creación, la administración y distribución de información. Es por ello, que muchas empresas están a la vanguardia de las nuevas herramientas, aplicaciones y uso de las tecnologías de información; la no aplicación de esta podría significar quedar en la obsolescencia, además de no ser competitivo en el mercado. Plataformas como la Internet, es un elemento fundamental para las interrelaciones, el éxito global, además del dinamismo que hay en el mercado. Conceptos como optimización, flexibilidad, comunicación integrada, bajos costos y entre tantas otras ventajas, deriva los sistemas de información que permitirán un mayor rendimiento de las compañías.
Hay tres clasificaciones en los sistemas de información (Duany D.), donde inicialmente se integran los sistemas transaccionales, posteriormente los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, y al por ultimo los sistemas estratégicos donde cada concepto es:
Ø Los sistemas transaccionales se basan en los procesos operativos dentro de una organización, las entradas y salidas de datos junto al procesamiento y retroalimentación de estos.
Ø Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, proceso donde la información está simplificada para los usuarios finales que son los niveles medios y altos de la organización, para que a su vez estos puedan planificar, analizar, evaluar, para finalmente tomar decisiones.
Ø Los sistemas estratégicos, sistemas de información desarrollados con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de tecnologías de información.
Los sistemas de información, de alguna manera han evolucionado el operar de las empresas, logrando algunas ventajas como ya las mencionadas anteriormente, y al mismo tiempo mayor eficiencia y diferenciación, la actualización constante de la Base de Datos, más opciones para los servicios al cliente como el e-commerce, e-business estableciéndose nuevos puntos de distribución y por lo tanto nuevos nichos de mercado, además de disminuir las distancias de información entre una compañía y otra, ya sea por ciudad, país o continente.
De acuerdo a lo anterior surge una interrogante; ¿Qué tan eficientes son el uso de estos sistemas de información en las empresas?, ¿Qué tan eficientes son los recursos humanos en la aplicación de estas?.
A mi parecer las tecnologías de información, llegaron para facilitar los procesos de la vida cotidiana, el caso es que a veces la aplicación de estas, no es el lugar o el área correcta, y lo más importante es que si se ha capacitado al personal correctamente para la aplicación de estas. Es por ello, que es fundamental tener una cultura informática en nuestras organizaciones, es decir, un departamento de informática, que sepa del operar y el funcionamiento de los sistemas de información, ya sea, base de datos, hardware, software, etc. Para luego informar a cada área de la organización y dar las condiciones necesarias para el funcionamiento de los sistemas de información, como es la capacitación, para el correcto funcionamiento y rendimiento de la empresa.
Lo anterior tiene relación con la aplicación de una estrategia, toda implementación de herramientas, métodos o aplicaciones tiene impacto sobre las actividades de la empresa y más aun como los sistemas de información. Por lo cual es importante el cómo se implementarán estos dentro de la empresa, por ejemplo un software como el Customer Relationship Management (CRM), fundamentalmente su aplicación debe agregar valor a la empresa, además que sea consistente y coherente con los objetivos, misión y visión de la empresa.
Por lo cual se recomienda algunos factores para poder integrar las plataformas tecnológicas y de sistemas de información según Martínez:
- Personal que haya estado durante el proceso de la compra.
- Una detallada metodología (planeación) de la integración de sistemas, procesos etc.
- Plan de contingencia para las cosas que pueden salir mal.
- Tomar en cuenta los factores propios de cada empresa; culturales, de comunicación entre ambas.
Actualmente siempre se habla de un análisis constante de variables del macro y micro entorno, de alguna forma para disminuir los riesgos y aumentar la rentabilidad de las empresas, por eso las alianzas entre compañías se vuelve una ayuda o estrategia que puede generar diversas oportunidades, eso sí con un previo análisis de las variables que influyen en el mercado.
Aplicando esto y siguiendo con el ejemplo relacionado con el CRM las grandes ventajas que esta entrega a la alianza en torno a toda la información de los clientes analizando comportamientos y estableciendo nuevos puntos de referencia, o también, cuando la empresa requiere integrar procesos o información con sus proveedores a través de software como el Supply Relationship Management (SRM).
Lo esencial de los sistemas de información es lo integrado que están los datos dentro de la empresa y lo multidimensionalidad que entrega, siendo utilizados por varios usuarios simultáneamente de manera dinámica, haciendo consultas, planificaciones, análisis, evaluaciones para finalmente arrojar resultados que permitirán la toma de decisiones y formar estrategias para lograr competitividad dentro del mercado.
Cada día será más el grado de utilización de los sistemas de información para el apoyo y optimización de las actividades de una empresa, por lo que es recomendable que se cuente con una estrategia además de un departamento de informática para la eficacia en que se trabajen los objetivos de la empresa. Pero lo más importante y sobre todo en nuestro país un cambio de mentalidad en la aplicación de tecnologías de información, ya que el hecho de aplicarla no es señal de éxito, todo esto tiene un seguimiento en la adquisición y mantenimiento de la herramienta o método aplicado, sino también el desempeño que este brinda y si el personal lo integra eficientemente, cosa que en Chile y más en ciudades pequeñas como Valdivia que están recién empezando a visualizar. Aun así nuestro gobierno de Chile, reconoció la importancia que tiene el uso de las tecnologías de la información en el desarrollo del país, con la necesidad de mejorar la calidad de políticas públicas en la educación y salud para de alguna forma desarrollar el área digital de nuestro país e incrementar la transparencia, aumentar la productividad y competitividad. Por lo cual, se creó un Ministerio para el Desarrollo Digital en el gobierno de la Ex Presidenta Bachelet. Si bien es cierto se ha dado un gran paso en el avance de la aplicación de las tecnologías de información y comunicación, creo que lo fundamental es haber un control de ello para medir la verdadera eficiencia y eficacia del rendimiento del gobierno al igual que el administrativo público (personal), porque aún no vemos mejoras, por ejemplo, en el servicio de salud como son las filas entre los pacientes, disponibilidad de horas médicas, el servicio de farmacia, etc.