Eficiencia en los Sistemas de Información.

En este mundo globalizado, donde cada vez se depende más de las redes comunicacionales, los sistemas de información pasan a tener un papel fundamental dentro de la empresa, como es la creación, la administración y distribución de información. Es por ello, que muchas empresas están a la vanguardia de las nuevas herramientas, aplicaciones y uso de las tecnologías de información; la no aplicación de esta podría significar quedar en la obsolescencia, además de no ser competitivo en el mercado. Plataformas como la Internet, es un elemento fundamental para las interrelaciones, el éxito global, además del dinamismo que hay en el mercado. Conceptos como optimización, flexibilidad, comunicación integrada, bajos costos y entre tantas otras ventajas, deriva los sistemas de información que permitirán un mayor rendimiento de las compañías.

Hay tres clasificaciones en los sistemas de información (Duany D.), donde inicialmente se integran los sistemas transaccionales, posteriormente los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, y al por ultimo los sistemas estratégicos donde cada concepto es:

Ø Los sistemas transaccionales se basan en los procesos operativos dentro de una organización, las entradas y salidas de datos junto al procesamiento y retroalimentación de estos.

Ø Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, proceso donde la información está simplificada para los usuarios finales que son los niveles medios y altos de la organización, para que a su vez estos puedan planificar, analizar, evaluar, para finalmente tomar decisiones.

Ø Los sistemas estratégicos, sistemas de información desarrollados con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de tecnologías de información.

Los sistemas de información, de alguna manera han evolucionado el operar de las empresas, logrando algunas ventajas como ya las mencionadas anteriormente, y al mismo tiempo mayor eficiencia y diferenciación, la actualización constante de la Base de Datos, más opciones para los servicios al cliente como el e-commerce, e-business estableciéndose nuevos puntos de distribución y por lo tanto nuevos nichos de mercado, además de disminuir las distancias de información entre una compañía y otra, ya sea por ciudad, país o continente.

De acuerdo a lo anterior surge una interrogante; ¿Qué tan eficientes son el uso de estos sistemas de información en las empresas?, ¿Qué tan eficientes son los recursos humanos en la aplicación de estas?.

A mi parecer las tecnologías de información, llegaron para facilitar los procesos de la vida cotidiana, el caso es que a veces la aplicación de estas, no es el lugar o el área correcta, y lo más importante es que si se ha capacitado al personal correctamente para la aplicación de estas. Es por ello, que es fundamental tener una cultura informática en nuestras organizaciones, es decir, un departamento de informática, que sepa del operar y el funcionamiento de los sistemas de información, ya sea, base de datos, hardware, software, etc. Para luego informar a cada área de la organización y dar las condiciones necesarias para el funcionamiento de los sistemas de información, como es la capacitación, para el correcto funcionamiento y rendimiento de la empresa.

Lo anterior tiene relación con la aplicación de una estrategia, toda implementación de herramientas, métodos o aplicaciones tiene impacto sobre las actividades de la empresa y más aun como los sistemas de información. Por lo cual es importante el cómo se implementarán estos dentro de la empresa, por ejemplo un software como el Customer Relationship Management (CRM), fundamentalmente su aplicación debe agregar valor a la empresa, además que sea consistente y coherente con los objetivos, misión y visión de la empresa.

Por lo cual se recomienda algunos factores para poder integrar las plataformas tecnológicas y de sistemas de información según Martínez:

1. Personal que haya estado durante el proceso de la compra.
2. Una detallada metodología (planeación) de la integración de sistemas, procesos etc.
3. Plan de contingencia para las cosas que pueden salir mal.
4. Tomar en cuenta los factores propios de cada empresa; culturales, de comunicación entre ambas.

Actualmente siempre se habla de un análisis constante de variables del macro y micro entorno, de alguna forma para disminuir los riesgos y aumentar la rentabilidad de las empresas, por eso las alianzas entre compañías se vuelve una ayuda o estrategia que puede generar diversas oportunidades, eso sí con un previo análisis de las variables que influyen en el mercado.

Aplicando esto y siguiendo con el ejemplo relacionado con el CRM las grandes ventajas que esta entrega a la alianza en torno a toda la información de los clientes analizando comportamientos y estableciendo nuevos puntos de referencia, o también, cuando la empresa requiere integrar procesos o información con sus proveedores a través de software como el Supply Relationship Management (SRM).

Lo esencial de los sistemas de información es lo integrado que están los datos dentro de la empresa y lo multidimensionalidad que entrega, siendo utilizados por varios usuarios simultáneamente de manera dinámica, haciendo consultas, planificaciones, análisis, evaluaciones para finalmente arrojar resultados que permitirán la toma de decisiones y formar estrategias para lograr competitividad dentro del mercado.

Cada día será más el grado de utilización de los sistemas de información para el apoyo y optimización de las actividades de una empresa, por lo que es recomendable que se cuente con una estrategia además de un departamento de informática para la eficacia en que se trabajen los objetivos de la empresa. Pero lo más importante y sobre todo en nuestro país un cambio de mentalidad en la aplicación de tecnologías de información, ya que el hecho de aplicarla no es señal de éxito, todo esto tiene un seguimiento en la adquisición y mantenimiento de la herramienta o método aplicado, sino también el desempeño que este brinda y si el personal lo integra eficientemente, cosa que en Chile y más en ciudades pequeñas como Valdivia que están recién empezando a visualizar. Aun así nuestro gobierno de Chile, reconoció la importancia que tiene el uso de las tecnologías de la información en el desarrollo del país, con la necesidad de mejorar la calidad de políticas públicas en la educación y salud para de alguna forma desarrollar el área digital de nuestro país e incrementar la transparencia, aumentar la productividad y competitividad. Por lo cual, se creó un Ministerio para el Desarrollo Digital en el gobierno de la Ex Presidenta Bachelet. Si bien es cierto se ha dado un gran paso en el avance de la aplicación de las tecnologías de información y comunicación, creo que lo fundamental es haber un control de ello para medir la verdadera eficiencia y eficacia del rendimiento del gobierno al igual que el administrativo público (personal), porque aún no vemos mejoras, por ejemplo, en el servicio de salud como son las filas entre los pacientes, disponibilidad de horas médicas, el servicio de farmacia, etc.